1. OBJETIVO

El objetivo de esta política de tratamiento de datos personales (en adelante, la “Política”) en la cual actúan como Responsables Team Foods Colombia S.A. y Grasas S.A., (en adelante las “Compañías”, sin perjuicio de lo cual la referencia debe entenderse a la entidad que resulte aplicable según el caso) es garantizar el cumplimiento de la ley aplicable en materia de protección de datos personales, respecto a la información de los titulares sobre la cual las Compañías realizan algún tipo de tratamiento. Así mismo, esta Política busca asegurar los derechos de los titulares, en cualquier fase del tratamiento. Esta Política también busca prevenir y/o controlar los riesgos asociados al tratamiento de los datos personales, para garantizar la privacidad y seguridad de la información personal, tales como:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida de información.
• Modificación no autorizada.
• Divulgación no autorizada.
• Uso no consentido.
• Incumplimiento legal.

2. RESPONSABLES DE TRATAMIENTO

Esta es la información de las Compañías que actúan como responsables del tratamiento de los datos personales en el marco de esta Política:

3. ALCANCE

Esta Política debe ser cumplida de manera obligatoria y estricta por las Compañías, así como por sus funcionarios de alto gobierno, colaboradores y cualquier otro tercero que las represente o actúe en su nombre, o tenga algún tipo de vínculo legal o comercial que realice el tratamiento de datos personales en nombre y por cuenta de las Compañías. A su vez, los colaboradores de las Compañías que en ejercicio de sus funciones ejecuten operaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales deben conocer, respetar y hacer cumplir las directrices del presente documento. Todos los colaboradores que trabajen en las Compañías están obligados a guardar reserva de los datos personales con los que tengan contacto en virtud de sus funciones, inclusive después de finalizada su relación laboral o contractual con las Compañías.

4. DEFINICIONES

Las palabras y conceptos adoptarán los significados que se detallan a continuación, con el fin de facilitar una comprensión adecuada de la presente Política:

5. PRINCIPIOS APLICADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Las Compañías llevarán a cabo el Tratamiento de los datos personales bajo los siguientes principios:

6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AVISOS DE PRIVACIDAD

Las Compañías realizan el tratamiento de los datos personales bajo los parámetros normativos aplicables, de conformidad con la cual, como regla general y salvo excepción legal aplicable, obtienen de los Titulares Autorización antes de la realización de cualquier tipo de Tratamiento. La Autorización tiene en cuenta los siguientes parámetros fundamentales:

d) Casos en los que no es necesaria la Autorización: Los siguientes son eventos en que de conformidad con la ley aplicable no es necesaria la Autorización del Titular, esto es, cuando se trate de:

• • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

e) Revocación de la Autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a las Compañías la supresión de sus datos personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento s, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, proceso que se describe en el título 8 de esta Política.

De conformidad con lo establecido en artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

8. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

a) Canales de atención Los Titulares podrán ejercer los derechos que les otorgan la ley aplicable y esta Política frente a las Compañías, a través de las vías que las Compañías han implementado con tal propósito presentando una solicitud dirigida a algunos de los siguientes canales de atención:

b) Legitimación para el ejercicio de los derechos de los titulares Los derechos de los Titulares establecidos en la ley aplicable e indicados anteriormente, podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

e) Persona y área responsable de la atención de solicitudes de los titulares El área responsable al interior de las Compañías de atender las solicitudes de los titulares es:

• Área: Vicepresidencia Jurídica y de Asuntos Corporativos.
• Los Titulares podrán presentar sus solicitudes a través de los canales de atención indicados en el literal a) del título 8 de esta Política.

f) Oficial de Protección de Datos Personales El Oficial de Protección de Datos Personales de las Compañías tendrá como funciones principales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por las Compañías para dar cumplimiento al Régimen General de Protección de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuración, diseño y administración del programa integral de gestión de datos personales.

(i) Recabar información para determinar las actividades de Tratamiento.

(ii) Analizar y comprobar la conformidad con la normativa de las actividades de Tratamiento.

(iii) Informar, asesorar y emitir recomendaciones a las Compañías.

(iv) Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del Tratamiento de datos personales.

(v) Coordinar la definición e implementación de los controles del programa integral de gestión de datos personales.

(vi) Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de las Compañías para asegurar una implementación transversal del programa integral de gestión de datos personales.

(vii) Impulsar una cultura de protección de datos personales en poder de las Compañías y su debida clasificación según su naturaleza.

(viii) Registrar las Bases de Datos de las Compañías en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia de Industria y Comercio.

(ix) Obtener las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.

(x) Obtener, siempre que sea aplicable, la certificación de las Normas Corporativas Vinculantes por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.

(xi) Revisar los contenidos de los contratos de Transferencias internacionales de datos personales que se suscriban con otros Responsables del Tratamiento, ubicados o no en territorio colombiano.

(xii) Revisar los contenidos de los contratos de Transmisión internacional de datos personales que se suscriban con Encargados del Tratamiento, ubicados o no en territorio colombiano.

(xiii) Analizar la responsabilidad de cada cargo de las Compañías, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.

(xiv) Realizar los entrenamientos que se requieran en materia de protección de datos personales para todos los empleados de las Compañías de tiempo en tiempo, y mantenerlos actualizados al respecto.

(xv) Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por las Compañías.

(xvi) Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos colaboradores, que tengan acceso por las condiciones de sus contratos, a datos personales gestionados por las Compañías.

(xvii) Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de las Compañías (talento humano, seguridad, call centers, gestión de proveedores, etc.).

(xviii) Medir la participación, y calificar el desempeño, en los entrenamientos de protección de datos personales.

(xix) Requerir que, dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente cualquier entrenamiento sobre Datos personales que tenga lugar en el respectivo año en el que tiene lugar el análisis de desempeño.

(xx) Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de Tratamiento de información personal.

(xxi) Acompañar y asistir a las Compañías en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.

(xxii) Realizar seguimiento al programa integral de gestión de datos personales.

9. DEBERES DE LAS COMPAÑÍAS COMO RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Las Compañías reconocen que los datos personales son de propiedad de los Titulares a los que se refieren y que solamente ellos pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, las Compañías harán uso de los datos personales recolectados únicamente para las finalidades para las que el Titular expresamente ha autorizado su Tratamiento, o cuando puedan realizar el Tratamiento sin dicha Autorización para las finalidades ligadas a la excepción por la cual no se debe contar con Autorización, y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales. Sin perjuicio de lo anterior, las Compañías tendrán los siguientes deberes como Responsables y Encargados del Tratamiento, cuando actúen en tales calidades:

(xiv) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

b) Deberes de las Compañías como Encargados del Tratamiento Las Compañías cuando actúen como Encargados del Tratamiento, o cuando concurran en las mismas las calidades de Responsable y Encargado del Tratamiento, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

10 .FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Sin perjuicio de las finalidades del tratamiento informadas a los Titulares de manera oportuna y previo al tratamiento mediante Avisos de Privacidad y según conste en cada una de las Autorizaciones del Tratamiento, los datos personales administrados por las Compañías serán recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos, y en términos generales serán tratados, para los siguientes propósitos o finalidades:

a) En relación con la naturaleza y las actividades propias del objeto social de las Compañías: El Tratamiento de los datos personales que realicen las Compañías tendrá las siguientes finalidades generales relacionadas con la naturaleza y actividades propias del objeto social de las Compañías, aplicables a los diferentes tipos de contrapartes y/o Titulares cuyos datos sean objeto de Tratamiento por parte de las Compañías como Responsable del Tratamiento:

1. 1. Gestionar y/o mantener la relación que tenga o que llegue a tener el Titular o la entidad con la cual se encuentre vinculado el Titular y que tiene una relación con las Compañías, cualquiera que sea su naturaleza, lo que incluye ejecutar y cumplir las obligaciones que se deriven de tal relación, y realizar la gestión administrativa y contable que corresponda a tales relaciones.
   2. Cumplir las políticas internas, procedimientos operativos estándar y demás lineamientos relevantes de las Compañías, incluyendo procedimientos y obligaciones de conocimiento de contrapartes y control y prevención del fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo, de conformidad con la ley aplicable, lo que incluye realizar investigaciones para combatir el lavado de activos, fraudes y cualquier otra actividad ilícita y/o consulta en listas restrictivas y/u otras bases de datos públicas.
   3. Revisión de la información para cumplir con la regulación relacionada con debida diligencia a nivel de SAGRILAFT, Ética Empresarial PTEE, Prevención de Delitos ambientales y Derechos Humanos.
   4. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que las Compañías desarrollan;
   5. Adelantar cualquier trámite ante autoridades y/o personas y/o entidades públicas o privadas, respecto de las cuales la información resulte pertinente, así como, atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo ser entregados para estos fines a abogados y asesores externos o auditores.
   6. Realizar llamadas y enviar comunicaciones al correo físico, correo electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, con información relevante para el Titular o la entidad con la cual se encuentre vinculado el Titular y que tiene una relación con las Compañías.
   7. Llevar a cabo cualquier tipo de acto o diligencia de cobranza judicial o extrajudicial y/o ejercer los derechos que le correspondan a las Compañías.
   8. Verificar los datos e información relacionada con el Titular o la entidad con la cual se encuentre vinculado, así como ampliar la información proporcionada a través de fuentes públicas.
   9. Atender y gestionar las solicitudes, quejas, reclamos o sugerencias realizadas por los Titulares y a organismos de control, incluyendo dar respuesta o proporcionar a las demás autoridades que en ejercicio de sus funciones y virtud de la ley aplicable requieran los datos personales;
   10. Gestionar la seguridad en las instalaciones de las Compañías a través de sistemas de videovigilancia. En la medida en que se trata del Tratamiento de datos sensibles como la imagen de las personas, la información captada mediante sistemas de videovigilancia se tratará con las medidas de seguridad y confidencialidad pertinentes, y se dará cumplimiento a los demás requerimientos establecidos por la ley aplicable para el tratamiento de datos personales sensibles.
   11. Cumplir y dar aplicación a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano y aplicables a las Compañías.
   12. Velar y garantizar la seguridad física y digital del Titular y su información, y por el mejoramiento de la experiencia de visita en los establecimientos e instalaciones de las Compañías.
   13. Dar cumplimiento de obligaciones legales, precontractuales, contractuales, pos-contractuales, tributarias, financieras y contables de las Compañías.
   14. Dar cumplimiento de las Directrices de Políticas de las Compañías.

b) Respecto de los datos personales de nuestros clientes, tanto corporativos como consumidores, y nuestros proveedores:

Finalidades comunes a los Clientes Corporativos y Clientes Consumidores:

1. Informar sobre cambios o modificaciones en nuestros productos o servicios, o sobre nuevos productos o servicios, relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular, por cualquiera de los medios de comunicación proporcionados por el Titular.
2. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos e invitar a los Titulares a participar en actividades de mercadeo y promocionales desarrolladas por las Compañías, por cualquiera de los medios de comunicación proporcionados por el Titular.
3. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización.
4. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.

Finalidades aplicables solo a Clientes Consumidores:

1. Permitir que terceras compañías, con las cuales las Compañías han celebrado contratos de Transmisión, o Transferencia de datos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los datos personales, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés, en la medida en que esto haya sido autorizado expresamente por el titular.
2. Alimentar las Bases de Datos de las Compañías con información de los Titulares a través de actividades de mercadeo, siempre y cuando estos hayan aceptado su inclusión expresamente.

B. Finalidades de servicio:

Finalidades comunes a los Clientes Corporativos y Clientes Consumidores:

1. Proveer servicios y productos requeridos por el Titular.
2. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;
3. Compartir los datos personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de datos personales, a terceros para el desarrollo de las finalidades autorizadas por el Titular.
4. Gestionar la utilización por parte del Titular de los distintos servicios correspondientes a sitios web gestionados por las Compañías, incluyendo el diligenciamiento de contenidos y formatos y la descarga por parte del titular. Algunos de dichos sitios web contienen actividades o contenido de mercadeo de interés del Titular, que permiten alimentar las Bases de Datos de las Compañías, lo cual se les informa expresamente a los Titulares.
5. Registrar a los Titulares en los sistemas de las Compañías y procesar sus pagos o recaudos.
6. Transmitir, Transferir o compartir la información recolectada a diferentes áreas de las Compañías y a sus empresas asociadas en Colombia y en el extranjero, en el marco de las finalidades autorizadas por el Titular
7. Contactar al Titular después de su inactivación para evaluar la reanudación del vínculo, siempre que el Titular no haya solicitado el retiro de su información de la base de datos, ni haya revocado la autorización.

Finalidades aplicables solo a Clientes Corporativos:

8. Elaborar, presentar y hacer seguimiento a cotizaciones, propuestas comerciales y ofertas de bienes o servicios de las Compañías y/o solicitar, estudiar y hacer seguimiento a cotizaciones, propuestas comerciales y ofertas de bienes o servicios presentadas a las Compañías.
9. Compartir y transmitir la información entre las áreas de la Compañía o con terceras empresas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas por el Titular, tales como el recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros relacionados con la gestión de la relación con el Titular.

Finalidades aplicables solo a Clientes Consumidores:

10. Gestionar las solicitudes del Titular relacionadas con la adquisición de productos o servicios vía comercio electrónico.

Finalidades aplicables solo a Proveedores:

11. Recibir los productos y/o servicios ofrecidos por el proveedor.
12. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular y gestionar sus pagos y contraprestaciones.
13. Gestionar la utilización por parte del Titular de los distintos servicios correspondientes a sitios web gestionados por las Compañías, incluyendo el diligenciamiento de contenidos y formatos y la descarga por parte del Titular.
14. Transmitir, Transferir o compartir la información recolectada a diferentes áreas de las Compañías y a sus empresas asociadas en Colombia y en el extranjero, en el marco de las finalidades autorizadas por el Titular.

C. Respecto de los datos personales de los candidatos laborales de las Compañías:

1. Abrir un expediente sobre el candidato en relación con el proceso de selección al que aplique o ha sido invitado a participar.
2. Realizar todas las actividades propias de un proceso de selección de personal tales como exámenes médicos, exámenes de habilidades y competencias, entre otras.
3. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la realización de estudios de seguridad para verificar debida diligencia a nivel de riesgos de los Programas de Cumplimiento, verificación de antecedentes judiciales o realizar visitas domiciliarias, otros. En la medida en que alguna de esta información puede ser considerada un dato sensible como aquellos relacionados con los antecedentes judiciales, las Compañías darán cumplimiento a los requerimientos especiales contemplados en la legislación aplicable para este tipo de datos.
4. Así mismo, el proceso también puede incluir contactar al candidato o contactar a terceros a través de la información que el candidato ha proporcionado, incluyendo la confirmación de las referencias personales y laborales que ha relacionado el candidato, así como toda la información que el titular proporcione como parte del proceso de selección.
5. Requerir anexos de la hoja de vida como exámenes médicos o psicotécnicos, referencias y certificaciones laborales, entre otros. En la medida en que se trate de datos personales sensibles como aquellos relacionados con la salud, las Compañías darán cumplimiento a los requerimientos especiales contemplados en la legislación aplicable para este tipo de datos.
6. Verificar los documentos relacionados con los estudios del titular, tales como diplomas, historial de notas, y otros documentos relacionados con su historial laboral, entre otros.
7. También podrán tratarse los datos después de finalizado el proceso de selección para considerar el perfil del titular en futuras convocatorias laborales y contactarlo en caso de que su perfil pueda adaptarse a una de estas.
8. Enviar información sobre vacantes posteriores similares a las que se haya postulado el candidato.
9. Incluso después de finalizado el proceso de selección, dar cumplimiento a obligaciones legales, cumplir requerimientos corporativos internos y cumplir con las normas de conservación de documentos.

d) Respecto de los datos personales de los colaboradores de las Compañías:

1. Almacenar y administrar en sus bases de datos los datos personales de los empleados y exempleados; así como realizar las actividades requeridas en la etapa contractual y post contractual de la relación laboral.
2. Dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral, así como a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano que resulten aplicables a la relación laboral. Lo anterior, puede incluir compartir los datos personales de los empleados -y los de sus beneficiarios- con las autoridades judiciales y administrativas competentes, entidades del sistema de seguridad social (Fondo de Pensiones, EPS, ARL, Fondo de Cesantía, ICBF, Caja de Compensación Familiar, SENA), operadores de planilla asistida, los cuales sean requeridos en cumplimiento de sus funciones legales y la legislación laboral existente; así como realizar reportes de nómina electrónica ante la DIAN y en especial, para la generación del soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento.
3. Realizar el proceso de debida diligencia a nivel de riesgos de los Programas de Cumplimiento, verificación de antecedentes judiciales, comportamientos financieros o realizar visitas domiciliarias, entre otros, para la actualización de su estudio de seguridad.
4. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de las Compañías, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
5. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
6. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
7. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
8. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de las Compañías y asistir en su utilización.
9. Planificar actividades y eventos empresariales o de bienestar laboral.
10. Transmitir la información con terceras empresas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas por el Titular, tales como la gestión de nómina.
11. Controlar el acceso a las oficinas y las plantas de las Compañías, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas. En la medida en que se trata del tratamiento de datos sensibles como la imagen de las personas, la información captada mediante sistemas de videovigilancia se tratará con las medidas de seguridad y confidencialidad pertinentes, y se dará cumplimiento a los demás requerimientos establecidos por la ley aplicable para el Tratamiento de datos personales sensibles.
12. Llevar a cabo el Tratamiento de los datos sensibles tales como información relativa a la salud, exámenes médicos o psicotécnicos del empleado con la finalidad de llevar a cabo el registro y seguimiento de esta información exclusivamente en el marco de la relación laboral. En la medida en que se trate de datos personales sensibles como aquellos relacionados con la salud, las Compañías darán cumplimiento a los requerimientos especiales contemplados en la legislación aplicable para este tipo de datos.
13. Llevar a cabo el tratamiento de los datos sensibles tales como información relativa a los hijos menores con la finalidad de llevar a cabo los registros que resulten pertinentes ante las entidades del sistema de seguridad social, así como para gestionar posibles beneficios y/o información que resulte relevante exclusivamente en el marco de la relación laboral, en caso de que resulte aplicable. Las Compañías darán cumplimiento a los requerimientos especiales contemplados en la legislación aplicable para este tipo de datos.
14. Realizar capacitaciones de las directrices y políticas de las Compañías;
15. Registrar a los Titulares en los sistemas informáticos y plataformas de las Compañías.
16. Utilizar la información personal e imágenes producidas durante las actividades y eventos de las Compañías con el fin de compartirlas tanto interna como externamente mediante plataformas digitales, redes sociales, correos electrónicos u otros canales de comunicación. Esto incluye la creación y difusión de material para comunicar en formatos físicos, digitales o audiovisuales, siempre que haya sido autorizado por el Titular. En la medida en que se trata del tratamiento de datos sensibles como la imagen de las personas, la misma será tratada con las medidas de seguridad y confidencialidad pertinentes, y se dará cumplimiento a los demás requerimientos establecidos por la ley aplicable para el tratamiento de datos personales sensibles.
17. Tramitar procesos de selección que tengan las Compañías a nivel interno, con clientes o licitaciones usando la información contenida en la hoja de vida, certificaciones académicas y certificaciones laborales del empleado.
18. Responder a preguntas o solicitudes de información que hagan los clientes de las Compañías, para los cuales los datos personales de los empleados o exempleados resulten relevantes.
19. Inscribir, gestionar, y adelantar el procesamiento y archivo de la información suministrada en los reportes y consultas presentadas a través del Canal de la Línea de Integridad y Asuntos Laborales de las Compañías.
20. Mantener una comunicación eficiente con el empleado para obtener o actualizar la información que le sea de utilidad en virtud de los vínculos laborales/contractuales en los que ella sea parte.
21. Dar referencias a terceros sobre el desempeño del empleado, en caso de que las Compañías sea contactado por terceros con este propósito, durante o con posterioridad a la terminación de la relación laboral.
22. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar la relación laboral entre el titular y una de las Compañías.

11. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

En desarrollo de su actividad comercial, las Compañías únicamente tratan datos personales sensibles para propósitos específicos, y en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular, siempre bajo los estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. En todo caso, la recopilación de datos personales sensibles advertirá que la autorización del Tratamiento de los mismos es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios. En este sentido, la citada autorización que otorguen los Titulares dará cumplimiento a los requisitos especiales que ha establecido la ley aplicable al respecto, tales como informarle al Titular de manera explícita y previa los datos que tienen carácter de sensibles y la finalidad específica de su Tratamiento, entre otros que resulten aplicables.

12. TRANSFERENCIAS NACIONALES E INTERNACIONALES

Las Compañías podrán, siempre y cuando así lo autorice el Titular, Transferir los datos personales a terceros, los cuales podrán estar ubicados en Colombia o en jurisdicciones diferentes a la colombiana. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la ley 1581 de 2012. Lo anterior, sin perjuicio de los casos contemplados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.En los casos no contemplados como excepción, las Compañías obtendrán de la Superintendencia de Industria y Comercio una declaración de conformidad relativa a la Transferencia internacional de datos personales. En cualquier caso, los terceros a quienes las Compañías Transfieran datos cumplirán en todo momento con obligaciones de confidencialidad y seguridad que permitan garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de los datos. Los terceros que reciban los datos podrán tratar los mismos en calidad de Responsables del Tratamiento, y para las finalidades que hubiesen sido autorizadas por el Titular del dato. En los casos de Transferencias, se le informará al Titular del dato los mecanismos para ejercer sus derechos y la identificación del nuevo Responsable del Tratamiento.

13. TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES

En el marco de las actividades de Tratamiento y las finalidades autorizadas por el Titular, las Compañías podrán Transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de República de Colombia, en la medida en que la referida Transmisión haya sido autorizada por el Titular. En caso contrario, las Compañías deberán establecer cláusulas contractuales o celebrar contratos de Transmisión de datos personales con los Encargados del Tratamiento en los que, entre otros, establezcan lo siguiente:

1. Los alcances y finalidades del Tratamiento por parte del Encargado.
2. Las actividades que el Encargado realizará sobre los datos por cuenta de las Compañías.
3. Las obligaciones del Encargado para con el Titular y las Compañías, las cuales comprenderán como mínimo: (i) dar aplicación a las obligaciones de las Compañías bajo esta Política y realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables; (ii) dar Tratamiento, a nombre de las Compañías, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan; (iii) salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales; y (iv) guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.

14. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

• Los datos personales bajo el control de las Compañías serán conservados durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual. Las Compañías han adoptado medidas para la eliminación oportuna y segura de sus datos personales.

15. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y MODIFICACIONES

La presente Política rige a partir del primero (01) de junio de 2017, y ha sido modificada el veintisiete de (27) de febrero de 2024. Las Compañías podrán enmendar, modificar o retirar cualquier parte del contenido de la presente Política en cualquier momento y cuando se trate de cambios sustanciales, se les informará a los Titulares antes o al momento de implementar las nuevas políticas, lo anterior, a través de la publicación del texto actualizado en este sitio y/o mediante el envío al titular de los datos personales por medio de otro mecanismo.

16. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, las Compañías adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así́́ su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.